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Se DMS, PDM e PLM non sono nel tuo DNA

PDM PLM DMS

Questo racconto parte da una storia vera che mi ha segnato. Appena laureato in informatica, tanti (troppi) anni fa, venni catapultato da un potenziale cliente che doveva gestire dei documenti. Sembrava una richiesta innocua ed ero finito lì con un Project Leader che aveva qualche “semestre” di esperienza in più di me ma mi sentivo comunque forte delle mie competenze accademiche.
Dopo pochi secondi di conversazione il potenziale cliente, o come si dice oggi prospect, andò dritto al punto evidenziando la necessità di un PDM e affermando che per lui era fondamentale estrapolare la BOM dal CAD 3D per passarla poi all’ERP.

Oggi ad una richiesta come questa potrei tramortire l’interlocutore con un diluvio di parole. Gli direi che si possono recuperare dal CAD enne distinte (meccanica, elettrica, meccatronica, ricambi) fino ai cicli di produzione, etc, etc, etc.
Ma allora PDM, BOM e perfino ERP erano parole a me del tutto ignote (e purtroppo lo erano pure per il “Project Leader”).
Ma prima di alzare bandiera bianca con una serie di domande balzane sono riuscito a capire che la BOM (Bill of Material) altro non era che una Distinta. Solo che per me allora la Distinta era quella che si consegnava all’arbitro prima della partita. Con qualche altra acrobazia dialettica ho potuto vedere la Distinta da recuperare e mi si è aperto un mondo. La Distinta altro non era che una struttura ad albero che all'università avevo imparato a conoscere e navigare. Capii poi per approssimazioni successive che l’ERP (Enterprise Resource Planning) non era altro che il Gestionale (saperlo, comunque, non mi aiutava tantissimo ma un esame di Economia e Organizzazione Aziendale lo avevo pur dato).

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Al termine di quell’incontro non avevo però ancora del tutto chiaro il significato della parola PDM anche se ero abbastanza certo che avesse a che fare con i dati che uscivano dalla progettazione.
Ovviamente quel potenziale cliente non si trasformò mai in cliente ma contribuì ad aumentare la mia capacità di arrampicamento sugli specchi. Quell’esperienza fallimentare mi segnò talmente tanto da portarmi all’idea di costruirci un pezzo di vita lavorativa.
Questo articolo è pensato per quei pochi che sono nati senza avere nel DNA scritta la definizione di parole come PDM, PLM, DMS. A parte riportare le definizioni modello Wikipedia di questi acronimi ne fornirò una interpretazione personale che potrebbe scostarsi con quella che trovi sul web.
Se altresì sei cintura nera di PDM, PLM, DMS magari scrivimi se pensi che abbia scritto delle panzane.

DMS – Document Management System

Un DMS è un software pensato per gestire i documenti, in altre parole è un Documentale.
Se non hai mai sentito il bisogno di comprarne uno è solo perché ti fai bastare il sistema di archiviazione presente nel tuo Sistema Operativo. Ancora forse sono la maggioranza le aziende che archiviano i documenti aziendali in cartelle condivise del server gestendo poi le autorizzazioni tramite gruppi di utenti.
Un DMS evoluto ti offre però qualcosa che non è sempre semplice da ottenere con un normale archivio sul Sistema Operativo come:
• Versioning dei documenti (ovvero la possibilità di risalire alle modifiche significative fatte sullo stesso documento)
• Possibilità di collaborazione in modalità on-line e off-line (con sistemi di sincronizzazione dei documenti modificati, aggiunti, cancellati)
• Ricerca evoluta (perché quella che c’è su Windows non è che sia troppo “evoluta”)
• Codifica, archiviazione e classificazione dei documenti guidati da regole
• Possibilità di avere delle politiche di accesso ai dati diverse da quelle del Sistema Operativo
• Possibilità di avere lo stesso documento in più posti senza la duplicazione del medesimo
• Possibilità di consultare i documenti da PC, Tablet, Smartphone

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PDM – Product Data Management

Un sistema Documentale (DMS) fa veramente tanto per gestire al meglio i documenti ma in genere “frana” miseramente quando si va a lavorare sui dati tecnici.
Se la tua azienda ha un CAD 2D, rinunciando a qualcosa, magari riesce a gestire i documenti con il solo archivio o con un Documentale generico ma se la tua azienda ha anche un CAD 3D allora avrà già scoperto che gestire i dati tecnici non è certo semplice.
Infatti, quando devi lavorare su un progetto CAD 3D è raro che tu abbia un solo documento con tutto all’interno. Nella meccanica solitamente il documento principale di un progetto CAD 3D ricorda molto da vicino una struttura ad albero multilivello dove ogni nodo è a sua volta un documento.
Chi usa bene il CAD 3D sa che lo stesso documento (componente) può stare sia in più livelli dello stesso albero di progetto oltre che in progetti diversi. Questo è di fondamentale importanza perché va nell’ottica del riuso (non si può reiventare la ruota ogni volta). Di contro questo “riuso” complica anche le operazioni più ovvie come l’archiviazione dei documenti.
Ecco perché il DMS non ti basta e ti devi dotare di un PDM. In sostanza il PDM ha tutte le funzionalità di un Documentale con in più la possibilità di lavorare in ambiente condiviso su documenti che hanno legami tra di loro.
Ovvio poi che un PDM dovrebbe avere anche altre funzionalità di comodo come:
• Estrapolazione delle varie Distinte (si torna al punto di partenza del racconto)
• Azioni massive
• Gestione flussi approvativi
• …
Un PDM deve essere un acceleratore per gestire al meglio i dati CAD. Ovviamente per avere il massimo da un PDM il Dato è FONDAMENTALE per alimentare tutto il resto e non sempre le aziende hanno la percezione della sua importanza.

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PLM – Product Lifecycle Management

Se hai cultura del Dato tecnico, se hai un buon PDM e se lo hai implementato come si deve allora hai tutto quanto serve per passare dalla fase 1, quella dove si impara a camminare, alla fase 2 quella dove si comincia a correre.
Dall’acronimo, come puoi immaginare, il PLM dovrebbe permetterti di gestire l’intero ciclo di vita del prodotto. Molti che propongono il PLM lo intendono però come un sistema PDM avente in più il PMS – Project Management System ovvero un sistema in grado di gestire il progetto, le attività e le risorse del team che si occupa della progettazione.
Dal mio personalissimo e contestabile punto di vista questa visione del PLM è un po' miope perché il ciclo di vita del prodotto non inizia e non finisce solo con la progettazione.
Se hai un fantastico Ufficio Tecnico ma non hai una parte Commerciale adeguata, chiudi senza aver raggiunto nessuno con i tuoi fantastici prodotti. E questo te lo dice un tecnico che ha dovuto capire questa lezione sulla propria pelle.
Il tuo prodotto lo devi vendere e potresti dover vendere anche cose che magari non hai mai progettato ma che sai che sono producibili. Senza dire che potresti dover vendere anche qualcosa di “speciale” (termine spesso abusato da noi italiani). Ti serve quindi un sistema CPQ – Configure Price Quote collegato con il CRM – Customer Relationship Management per gestire il flusso commerciale.
Quando l’offerta diventa ordine avrai prodotti di cui hai già i disegni, distinte, cicli e puoi andare direttamente in produzione e qui ti viene in aiuto il MES – Manufacturing Execution System (di cui parleremo ancora). In caso contrario devi tornare in Ufficio Tecnico e qui ti danno una mano i già citati PMS e PDM.
Quando hai consegnato il prodotto nasce poi la necessità di gestire il post-vendita che comprende l’installazione, le attività di manutenzione (preventiva, predittiva, on-demand). Nel post-vendita c’è poi l’Help Desk (Ticketing System) e magari anche le parti di ricambio (Spare Parts).
Il ciclo di vita del prodotto è quindi veramente vasto ed è questo che intendiamo noi quando parliamo di PLM.