Processi aziendali: 4 consigli per semplificarli

Nella tua azienda se manca Tizio, Caio e Sempronio è impossibile capire cosa stava facendo e come sostituirlo?
Nella tua azienda hai la sensazione che ci siano reparti che sembrano quasi delle aziende concorrenti in competizione tra loro?
Nella tua azienda sai a che punto siete o devi fare il giro delle 7 chiese? Sai quali sono i componenti su cui intervenire per ridurre sprechi, non conformità, resi o si procede a vista?
Nella tua azienda c’è un tripudio di fogli Excel creati nel tentativo di gestire una complessità che sfugge di mano?

Questi e altri problemi nascono da una sbagliata (o mancata) organizzazione dei processi.
Per le soluzioni si potrebbe banalmente parlare della trasformazione digitale che sta diventando un “must have” per molte aziende al fine di non rimanere indietro o semplicemente per continuare ad essere competitive. Ma in cosa si concretizza esattamente questa digitalizzazione e come può semplificare i processi aziendali?

Ecco 4 consigli per semplificare i processi attraverso la digitalizzazione:

1) Abbandona carta e penna

Tutto ciò che un’impresa fa viene raccolto in una documentazione che può essere un disegno, una richiesta, una segnalazione, un contratto di acquisto o vendita e chi più ne ha più ne metta (anche quei mille post-it che popolano la tua scrivania).
Ma ogni documento, ogni idea, non deve necessariamente essere solo in un foglio di carta ma deve essere digitalizzata. Non ce l’abbiamo con le cartiere o cartolerie ma è difficile cercare un dato su un foglio di carta quando poi questi fogli diventano montagne.
Scegli uno strumento che ti permetta di archiviare tutta la conoscenza aziendale.

2) Organizza i documenti in un “grande” contenitore

Per far fronte alla gestione di tutta la documentazione aziendale bisogna affidarsi ad un sistema dove, nonostante in tanti possano appoggiare documenti, tutto resta ordinato, classificato e organizzato senza fare la caccia al tesoro ogni volta che cerchi un documento di 3, 5 o 10 anni fa.
L’ideale sarebbe avere un contenitore unico oppure un contenitore in grado di pescare informazioni da ciò che già esiste nella tua azienda per avere un “collante naturale”.

3) Non farlo manualmente se puoi automatizzarlo

Ci sono tante cose che le aziende fanno manualmente perché credono di spendere troppo per automatizzarle. In realtà non è solo una questione di tempo risparmiato ma di riduzione degli errori e di aumento dell’efficienza.
Ecco qualche esempio:

• Avere un metodo automatico che ti permette di capire se quell’oggetto lo hai effettivamente già fatto ti permette di ridurre il numero di speciali.
• Adottare delle automazioni riduce il flusso continuo di mail e chiamate tra reparti per coordinarsi nelle attività. Prendendo come esempio il reparto della produzione un’automazione permetterebbe già all’arrivo dell’ordine di passare direttamente alla produzione se tutte le materie prime fossero disponibili a magazzino e ci fossero distinte e cicli pronti.
• Si possono velocizzare le trattative commerciali grazie alla produzione automatica e standardizzata di documenti e preventivi.
• L’analisi automatica dei dati permette di capire in tempo gli errori e riorganizzare i processi senza subire perdite o ritardi.
• Grazie alle tecnologie IoT si possono programmare automaticamente interventi e manutenzioni a partire dalle segnalazioni del macchinario o dalle analisi storiche approdando così nel territorio della manutenzione predittiva.

4) Sfrutta il potere della collaborazione

I sistemi collaborativi interni all’azienda (non solo tra persone ma anche tra tecnologie usate) sono di fondamentale importanza per migliorare i processi aziendali e aiutano a fare squadra. Una collaborazione efficace è la chiave del successo di un’azienda. Permette una più veloce risoluzione di problemi, maggiore qualità del lavoro ed efficienza.
Ecco qualche esempio pratico di risultati di applicazione di sistemi collaborativi:

• Con un sistema “X” ogni utente, vicino al centro di lavoro, con un semplice tablet può sapere sempre cosa deve fare, consultare i disegni 2D e 3D, vedere come gestire l'attrezzaggio, tracciare i tempi premendo sui pulsanti di Inizio e Fine o tramite un lettore di bar-code o QR code
• Con un sistema “X” al termine della lavorazione la macchina o l'operatore possono immediatamente effettuare i check richiesti, segnalare eventuali anomalie o fornire suggerimenti per il miglioramento continuo
• Con un sistema “X” il passaggio tra ciò che è stato venduto dal commerciale a ciò che deve essere progettato e prodotto non richiede di rifare le scelte che altri hanno già fatto solo perché si usano contenitori che non si parlano.

Se poi ce lo chiedi potremmo dirti che quel sistema “X” in grado di rispondere alle tue esigenze si chiama SolidRules.

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